Tekniske tekster

Tekniske tekster er ikke for amatører

Er din virksomheds produkt eller ydelse kompliceret? Så skal du gøre dig ekstra umage med kommunikationen.

Som fagperson er det svært at vurdere, hvad andre forstår. Sandsynligvis bruger du ord og forkortelser, som de ikke kender.

Generelt har vi det nemlig med at tro, at andre nemt kan forstå det, som vi selv ved noget om. Vores faglighed er så indarbejdet i os, at vi tror, at fagudtryk er ganske almindelige ord, som er logiske for alle og enhver.

Så vi strøer dem gavmildt – og taber målgruppen på gulvet med et brag.

 

Vælg dine ord med omhu

Det kræver flere ord at forklare en teknisk proces end at argumentere for, at du bør købe en liter mælk.

Men måske kræver det ikke så mange flere ord, som du tror?

Jeg oplever ofte, at fagpersoner som teknikere, ingeniører og forskere vil have alt for mange detaljer med.

De kender en masse processer, som de mener skal stå i tekniske tekster for at budskabet er ’rigtigt’.

Det har de grundlæggende ret i.

Men problemet er, at vi taber målgruppen, hvis vi forklarer for meget.

Derfor er kunsten at udvælge de rette ord. Vi skal skabe en tekst, som er både korrekt og forståelig.

 

Hårfin balance mellem enkelthed og faglig substans

Når man er meget inde i sit fag, kan det være svært at gå på kompromis. Jo mere du ved, jo mere synes du, det er vigtigt at få med.

Men din modtager må ikke tabe overblikket, fordi du er ivrig efter at fortælle alt for meget.

Tekniske tekster er en hårfin balance, hvor det komplicerede skal beskrives på en måde, som folk udenfor faget forstår.

Samtidig skal der bruges en tilpas mængde fagord, så teksterne signalerer, at afsenderen er kompetent.
For kunden har også et behov for at blive tryg. Hvis tekster bliver for lette og overfladiske, kan kunden blive i tvivl om, hvor meget du egentlig ved.

Helt konkret kan du bruge de udvalgte fagudtryk sammen med en forklaring. Fortæl, hvad de betyder, og skær alle unødvendige fyldord væk. Ved at pakke det svære ind i enkelthed, kan virksomhedens kompetencer og troværdighed stå tydeligt frem i de tekniske tekster.

 

Teknikere er ikke uddannet i sproglig formidling

Tekniske tekster skrives ofte af dygtige fagpersoner, der ved rigtig meget om det, de skriver om.

Problemet er, at teknikere ikke er uddannet i at skrive så enkelt, at udenforstående hurtigt kan afkode budskaberne.

Jo mere indviklet dit produkt eller din ydelse er, jo vigtigere er det, at du arbejder med sproget. Ellers forstår andre ikke, hvad du vil formidle – og det kan koste på bundlinjen.

Samtidig skal du ramme den sprogtone, som passer til jeres virksomhed. Der skal være en sammenhæng, så virksomheden er genkendelig for målgruppen, uanset om de læser på hjemmesiden, i en annonce eller i brugervejledningen.

 

Hold øje med lixtallet

En af de ting, du skal holde øje med, er lixtallet. Det fortæller, hvor let eller svær en tekst er at læse.

Jo højere lixtallet er, jo sværere er teksten.

Ved udregningen af lixtal ser man på antallet af ord, punktummer og lange ord (=mere end seks bogstaver).

I nogle virksomheder er lixtallet alt for højt på hjemmesider, bruger-manualer eller i salgsbreve.

Jeg ser rigtig tit eksempler på tekster, hvor lixtallet er 55 og derover. Det svarer til akademiske tekster og lovgivning.

Det kan man ikke forvente, at kunder umiddelbart forstår.

Faktisk er det også lidt frækt at forvente.

For måske kan kunderne godt forstå det, hvis de møjsommeligt tygger sig gennem den tunge tekst. Men er det rimeligt, at de skal bruge unødig lang tid?

Hvad mon der sker, hvis konkurrenten skriver en tekst, som er lettere at forstå?

Tjah; sandsynligvis bliver læserne hængende på den hjemmeside, hvor de forstår teksten. Og så er de så småt i gang med at knytte sig til din konkurrent, frem for til din virksomhed…

 

I skal sætte tid af

Som teknisk tekstforfatter er jeg vant til at gennemgå fagligt tungt materiale med en tættekam.

Derefter skaber jeg et lettere sprog ud af dine tekniske tekster, så målgruppen kan forstå budskabet.

Ofte hjælper jeg med at omskrive tekster på hjemmesider eller at skrive nyhedsbreve til eksisterende og potentielle kunder.

Efter mere end 20 år med at flette tekniske tekster sammen, kan jeg trække på en omfattende grundviden.

Derfor er der en del, I ikke behøver at bruge tid på at forklare mig.

Omvendt er jeg meget klar i mælet om, hvad vi skal tale om.

Jeg overtager sommetider opgaver fra yngre kolleger. Deres kunde er utilfreds, fordi de mangler forretningsforståelse eller viden om komplekse brancher.

Men faktisk er det ikke altid skribenten, som er problemet.
Ofte har de unge tekstforfattere haft svært ved at sætte sig igennem overfor travle teknikere.

Der er jeg nødt til at være lidt kontant: Hvis I skal have professionel hjælp, er I nødt til at prioritere tid til at forklare det, som er svært at forstå.

Vi har nemlig en fælles interesse i at nå et godt resultat, hvor faglighed og sprog går op i en højere enhed.

 

Forskningsformidling og tunge brancher

Min forkærlighed for komplicerede tekster startede med, at jeg i nogle år skrev brancheanalyser for forskellige erhvervsaktører. Ofte fik jeg udleveret en masse grundmateriale, som jeg kunne arbejde ud fra.

Senere begyndte jeg at arbejde med forskningsformidling. Her gælder det om at sortere kompliceret stof eller interviewe forskere om deres fagområde.

I en årrække har jeg desuden arbejdet for små og mellemstore virksomheder i tekstil- og møbelbranchen. Senere kom andre produktionskunder til. It, digitalisering, ingeniørfag…

Efterhånden blev det lettere og lettere at forstå det svære, fordi min grundviden voksede.

Derfor har jeg meget erfaring at trække på som teknisk tekstforfatter.

 

Skal jeg også hjælpe dig?

Så lad os tage en snak om, hvordan opgaven løses bedst i netop din virksomhed.

Du er velkommen til at ringe til mig på tlf. 23 11 50 20 – eller sende en e-mail til mig birgitte@retning.dk 

Du kan også læse mere om samarbejdsmuligheder her

»

Er din kommunikation og markedsføring hel forkert?

Eller er du i tvivl, om den virker?

Der er vanvittig mange kanaler at vælge mellem – og det er vigtigt at prioritere de rette.

Hver tirsdag kan du i nyhedsbrevet fra RETNING få inspiration til at forbedre din virksomheds kommunikation og markedsføring.

Læs om det her

RETNING

Mødeadresse:
Højbovej 1
8600 Silkeborg

Telefon 23 11 50 20

E-mail info@retning.dk

CVR 30 10 82 80