Forstår modtageren, hvad du vil opnå med din e-mail?

Hvordan sikrer du, at modtageren læser – og svarer på – din e-mail?

Sådan bliver du synlig i dine kollegers, kunders og samarbejdspartneres propfyldte indbakker:


Hvad vil du opnå?

Hemmeligheden ved den gode e-mail er, at du ved, hvad du vil opnå INDEN du skriver. Skal modtageren sende noget til dig? Svare på noget? Købe noget?
Sørg for, at din modtager let kan afkode, hvorfor du skriver. Hvis du gennemtænker dette på forhånd, er det lettere at strukturere mailens indhold.

 

Emnelinjen

Emnelinjen skal få læseren til at åbne e-mailen. Sørg for, at den præcist fortæller om indholdet. Den må gerne være i bydeform. Eksempelvis ”Send rapporten om xx inden mandag”.

Af samme grund må du aldrig skrive en mail med flere forskellige temaer. Hvis du for eksempel vil have din kollega til at sende dig en rapport samt invitere til din runde fødselsdag, skriver du to mails med hver sin emnelinje. Modtagere, som får mange mails, har nemlig typisk et system for, hvor de anbringer dem, og så er det bøvlet med vidt forskellige budskaber i den samme korrespondance.

En mail, hvor emnelinjen ikke er udfyldt, er også irriterende. Folk har et væld af e-mails i indbakken, og det er et problem at få mails, som man ikke kan se, hvad handler om; de forsvinder i mængden og modtageren glemmer, hvad der forventes af ham/hende. Modtageren kan desuden lettere finde tilbage til din mail senere, når emnelinjen præcist kommunikerer budskabet.

Du må heller ikke ’oversælge’, for så risikerer du, at modtageren ikke prioriterer at give dig et svar. Jo mere præcis emnelinjen er, jo mere seriøst bliver du behandlet.

 

Kom straks til sagen

Når vi læser på en skærm, forventer vi, at vi lynhurtigt kan gennemskue, hvad en tekst handler om. Vi mister koncentrationen efter kort tid, så det gælder om straks at fortælle modtageren, hvorfor vi kontakter ham/hende – og hvad vi forventer at opnå.

Flere og flere mennesker læser mails på smartphones, og det gør det endnu vigtigere, at man på begrænset plads kan se, hvad e-mailen handler om.
Lad derfor være med at skrive lange indledninger og kedelige forklaringer. Kom til sagen – fortæl straks, hvorfor du skriver.

 

Gør det let at svare

Mange mennesker modtager et væld af e-mails, og derfor ved alle efterhånden, hvad det går ud på: E-mails er et arbejdsredskab, som ofte skal føre til en eller anden handling eller begivenhed. Du gør det derfor let for alle parter, hvis du præcist skriver, hvad du forventer af modtageren:

”Hvis du vil deltage i mødet, foreslår jeg x dato eller y dato – vil du give besked, hvilken dag, der passer dig bedst?”

 

Pas på konflikter

Husk, at det i nogle tilfælde er bedre at ringe eller opsøge modtageren personligt. Fx hvis din henvendelse haster, eller din e-mail-besked kan vække uro hos modtageren.

Vær meget varsom med at skrive ord med BLOKBOGSTAVER, for det opleves let som om, at du råber og er vred. Vær i det hele taget opmærksom på at skrive venligt og hensynsfuldt. En hurtig besked, som afsluttes uden ’venlig hilsen’ kan let tolkes forkert.

For i bund og grund gælder der de samme regler ved e-mail-kommunikation som i al anden interaktion mellem mennesker; at man skal kommunikere høfligt og hensynsfuldt med hinanden.

 

 

Vil du arbejde med din virksomheds omdømme?  Så klik her

RETNING

Drewsensvej 3

8600 Silkeborg

Telefon 23 11 50 20

E-mail info@retning.dk

CVR 30 10 82 80