Lav jeres egen e-mail-politik

Hurra for e-mails – men for pokker, hvor tager de meget af vores tid.
Det er derfor en god idé, hvis din virksomhed har en e-mail-politik, for fælles spilleregler gør arbejdsdagen mere effektiv for alle. Samtidig sikrer en nedskreven politik, at nyansatte hurtigt kan sætte sig ind i, hvordan man gør på netop denne arbejdsplads.

Her er nogle forslag til punkter, du kan indarbejde i jeres e-mail-politik. Lad være med at bruge dem alle, for en politik skal være kort og præcis. Vælg det som er relevant for netop din virksomhed.

Når I skriver e-mails:

  • Brug de gængse regler for god skriftlig kommunikation: Sæt dig i modtagerens sted og skriv det vigtigste først.
  • Skriv altid i en venlig tone – ’sure opstød’ virker mere voldsomme på skrift, end når man står overfor modtageren.
  • Det er personen i ’TIL-feltet’, som skal forholde sig aktivt til mailen.
  • Personer i CC-feltet får alene informationen til orientering. Og undgå at orientere flere end allerhøjst nødvendigt.
  • Emnefeltet skal præcist beskrive, hvad e-mailen handler om, så dit budskab bliver tydeligt.  
  • Sørg for, at der kun er ét emne i hver e-mail, for så kan modtageren lettere holde styr på sin indbakke – og husker dit budskab.
  • Brug auto-svar ved fridage eller ferie. Anvend desuden denne funktion, når du har brug for at arbejde koncentreret med en opgave – så du ikke hele tiden føler, at indbakken skal tjekkes.
  • Aftal internt, at I ikke behøver at skrive ’Tak for hjælpen’ og ’Selv tak’-mails, for de er med til at fylde unødigt op i indbakkerne.
  • Overvej at afsætte en fast tid af til at læse nye mails; f.eks. om morgenen, ved middagstid og sidst på dagen.

Andre overvejelser til jeres e-mail-politik:

  • Er medarbejdernes e-mails og vedhæftede filer virksomhedens ejendom?
  • Skal e-mails gemmes? Hvor længe?
  • Hvordan hænger sproget og tonen sammen med virksomhedens øvrige kommunikation? Skriver man ’hej’ eller ’kære’? Er sproget ’frisk’ eller ’højtideligt’? Er stavefejl tilladt? Hvis ikke, hvordan undgås de?
  • Regler for signatur. Er virksomhedens navn, logo og øvrige kontaktoplysninger i alle medarbejderes e-mail-signatur? Eller må man lave individuelle signaturer, skrifttyper og –størrelser?
  • Skal I have fælles regler for ’ny mail-funktionen’? Når en ny mail tikker ind via pop-ups, symboler eller lyd er koncentration brudt. Måske skal det være ’forbudt’ med disse forstyrrende beskeder?

Det var blot nogle udvalgte punkter – listen over områder at tage stilling til omkring e-mails er lang.

>>

En e-mail-politik hører naturligt ind under ‘Handleplan’ i RETNING-metoden. Det er nemlig vigtigt at skabe systematik omkring al den kommunikation, som udgår fra din virksomhed.

>>

Har du en lille eller mellemstor virksomhed?
Så tilbyder jeg 20 minutters gratis og uforpligtende rådgivning om, hvordan du kan komme i gang med at arbejde mere strategisk med kommunikation og markedsføring; herunder hvad du bør prioritere først. Læs mere her.

Har du en lille virksomhed?
Så kom på kursus og styrk dine strategiske evner sammen med andre. Læs mere her.

 

RETNING

Drewsensvej 3

8600 Silkeborg

Telefon 23 11 50 20

E-mail info@retning.dk

CVR 30 10 82 80