Lav jeres egen e-mail-politik

Hurra for e-mails – men for pokker, hvor tager de meget af vores tid.
Det er derfor en god idé, hvis din virksomhed har en e-mail-politik, for fælles spilleregler gør arbejdsdagen mere effektiv for alle. Samtidig sikrer en nedskreven politik, at nyansatte hurtigt kan sætte sig ind i, hvordan man gør på netop denne arbejdsplads.

Her er nogle forslag til punkter, du kan indarbejde i jeres e-mail-politik. Lad være med at bruge dem alle, for en politik skal være kort og præcis. Vælg det som er relevant for netop din virksomhed.

Når I skriver e-mails:

  • Brug de gængse regler for god skriftlig kommunikation: Sæt dig i modtagerens sted og skriv det vigtigste først.
  • Skriv altid i en venlig tone. ’Sure opstød’ virker mere voldsomme på skrift, end når man står overfor modtageren.
  • Det er personen i ’TIL-feltet’, som skal forholde sig aktivt til mailen.
    Personer i CC-feltet får alene informationen til orientering. Undgå at orientere flere end allerhøjst nødvendigt.
    I kan med fordel præcisere regler om CC, for denne funktion bidrager til unødvendig rod i rigtig mange indbakker. Bed afsenderen om altid at spørge sig selv, om alle dem, som er sat på som CC, nu også behøver at være der?
  • Emnefeltet skal præcist beskrive, hvad e-mailen handler om, så dit budskab bliver tydeligt.
    Sørg for, at der kun er ét emne i hver e-mail, for så kan modtageren lettere holde styr på sin indbakke – og huske dit budskab.
  • Pas på, at dit budskab ikke drukner i alt for mange detaljer. Skriv det vigtigste først og uddyb derefter, hvis det er nødvendigt. Enten nedenunder det centrale budskab eller i bilag, som du vedhæfter eller linker til.
  • Brug auto-svar ved fridage eller ferie. Anvend desuden denne funktion, når du har brug for at arbejde koncentreret med en opgave – så du ikke hele tiden føler, at indbakken skal tjekkes.
    Aftal internt, at I ikke behøver at skrive ’Tak for hjælpen’ og ’Selv tak’-mails, for de er med til at fylde unødigt op i indbakkerne.
  • Overvej at afsætte en fast tid af til at læse nye mails; f.eks. om morgenen, ved middagstid og sidst på dagen.

Andre overvejelser til jeres e-mail-politik:

  • Skal e-mails gemmes? Hvor længe?
  • Hvornår skal I senest svare på en e-mail? (Fx få timer? Et døgn? Tre dage?)
  • Skal modtageren kvittere for henvendelser – fx fra kunder og leverandører?
  • Hvordan hænger sproget og tonen sammen med virksomhedens øvrige kommunikation? Skriver man ’hej’ eller ’kære’? Er sproget ’frisk’ eller ’højtideligt’?
  • Er stavefejl tilladt? Hvis ikke, hvordan undgås de?
  • I hvilke situationer bruger I e-mails? Skal virksomhedens aftaler fx altid ligge på skrift? Er det i givet fald nok med en e-mail?
  • Regler for signatur. Er virksomhedens navn, logo og øvrige kontaktoplysninger i alle medarbejderes e-mail-signatur? Eller må man lave individuelle signaturer, skrifttyper og –størrelser?
  • Regler om auto reply ved kurser, ferie og andet planlagt fravær. Men hvad med pludseligt fravær ved akutte arbejdsopgaver eller sygdom?
  • Må/bør/skal man give kolleger adgang til at tjekke sin indbakke?
  • Skal I have fælles regler for varsel om ’ny mail’? Når en ny mail tikker ind via pop-ups, symboler eller lyd, er din koncentration brudt. Måske skal det være ’forbudt’ med disse forstyrrende beskeder?
  • Hvor ofte skal medarbejderen tjekke sin indbakke? Faste tidspunkter på dagen eller ugen?
    I kan med fordel lade det afhænge af den enkelte medarbejders opgaver og ansvarsområder.
    Nogle medarbejdere skal holde øje med mails konstant, fordi de skal rykke hurtigt i forhold til fx kunder eller leverandører.
    Men en del stillingsbeskrivelser kræver ikke et konstant øje på indbakken. Det er ineffektivt, hvis man hele tiden tjekker mails, uden at det er nødvendigt. Her kan det være en hjælp, at I synliggør forventninger i jeres e-mail-politik.
  • Hvad gør man ved mistanke om, at en e-mail er ’mistænkelig’ (Fx spam, phishing etc.)
  • Hvad gør du, hvis du har sendt en e-mail til en forkert modtager?
  • Hvordan håndteres personfølsomme oplysninger i forhold til e-mails?
  • Hvilke e-mails skal slettes – og hvor hurtigt? Dette kan fx være relevant, hvis man modtager e-mails med fortrolige oplysninger. Skal de slettes helt – eller arkiveres et sted?
    Hvor og hvordan skal e-mailkorrespondance arkiveres?

 

I forhold til ansættelse:

 

  • Er medarbejdernes e-mails og vedhæftede filer virksomhedens ejendom?
  • Må man benytte sin arbejdsmail til private formål?
  • Hvad gør I med fratrådte medarbejderes e-mail konto?
  • Træd varsomt her, da I behandler personoplysninger. Tjek derfor Datatilsynets regler, hvis I ikke har lavet en aftale mellem virksomhed og medarbejder.
  • Især ’gamle’ medarbejdere, som blev ansat før e-mails var almindelige, bruger ofte deres arbejdskonto til private gøremål. Det er en rigtig dårlig idé, som bl.a. giver problemer, når medarbejderen skal stoppe. Overvej derfor at opfordre medarbejdere til at lave egen e-mail-konto – og skille privat- og arbejdsliv.
  • Hvad sker der med mails, når medarbejderen har ferie, er syg eller stopper på arbejdspladsen?
  • Hvilke ansættelsesmæssige konsekvenser har det, hvis man ikke overholder virksomhedens e-mail-politik?
  • Kan der være særlige situationer, hvor andre ledere/kolleger kan få adgang til medarbejderens postkasse? Hvornår/hvordan informeres medarbejderen herom?

 

Og lad mig gentage: Lav jeres e-mail-politk så kort og præcis som muligt. Ovenstående er derfor inspiration, så du kan udvælge det, som er mest relevant for lige netop din virksomhed.

>>

En e-mail-politik hører naturligt ind under ‘Handleplan’ i RETNING-metoden. Det er nemlig vigtigt at skabe systematik omkring al den kommunikation, som udgår fra din virksomhed.

>>

Er din kommunikation og markedsføring hel forkert?

Eller er du i tvivl, om den virker?

Der er vanvittig mange kanaler at vælge mellem – og det er vigtigt at prioritere de rette.

Hver tirsdag kan du i nyhedsbrevet fra RETNING få inspiration til at forbedre din virksomheds kommunikation og markedsføring.

Læs om det her

 

RETNING

Mødeadresse:
Højbovej 1
8600 Silkeborg

Telefon 23 11 50 20

E-mail info@retning.dk

CVR 30 10 82 80