Lav jeres egen e-mail-politik

Hurra for e-mails – men for pokker, hvor tager de meget af vores tid.
Det er derfor en god idé, hvis din virksomhed har en e-mail-politik, for fælles spilleregler gør arbejdsdagen mere effektiv for alle. Samtidig sikrer en nedskreven e-mail-politik, at nyansatte hurtigt kan sætte sig ind i, hvordan man gør på netop denne arbejdsplads.

Her er nogle forslag til punkter, du kan indarbejde i jeres e-mail-politik. Lad være med at bruge dem alle, for en e-mail-politik skal være kort og præcis. Vælg det som er relevant for netop din virksomhed.

 

Når I skriver e-mails:

  • Brug de gængse regler for god skriftlig kommunikation: Sæt dig i modtagerens sted og skriv det vigtigste først.
  • Skriv altid i en venlig tone. ’Sure opstød’ virker mere voldsomme på skrift, end når man står overfor modtageren.
  • Det er personen i ’TIL-feltet’, som skal forholde sig aktivt til mailen.
    Personer i CC-feltet får alene informationen til orientering. Undgå at orientere flere end allerhøjst nødvendigt.
    I kan med fordel præcisere regler om CC, for denne funktion bidrager til unødvendig rod i rigtig mange indbakker. Bed afsenderen om altid at spørge sig selv, om alle dem, som er sat på som CC, nu også behøver at være der?
  • Emnefeltet skal præcist beskrive, hvad e-mailen handler om, så dit budskab bliver tydeligt.
    Sørg for, at der kun er ét emne i hver e-mail, for så kan modtageren lettere holde styr på sin indbakke – og huske dit budskab.
  • Pas på, at dit budskab ikke drukner i alt for mange detaljer. Skriv det vigtigste først og uddyb derefter, hvis det er nødvendigt. Enten nedenunder det centrale budskab eller i bilag, som du vedhæfter eller linker til.
  • Brug auto-svar ved fridage eller ferie. Anvend desuden denne funktion, når du har brug for at arbejde koncentreret med en opgave – så du ikke hele tiden føler, at indbakken skal tjekkes.
    Aftal internt, at I ikke behøver at skrive ’Tak for hjælpen’ og ’Selv tak’-mails, for de er med til at fylde unødigt op i indbakkerne.
  • Overvej at afsætte en fast tid af til at læse nye mails; f.eks. om morgenen, ved middagstid og sidst på dagen.

 

Andre overvejelser til jeres e-mail-politik:

  • Skal e-mails gemmes? Hvor længe?
  • Hvornår skal I senest svare på en e-mail? (Fx få timer? Et døgn? Tre dage?)
  • Skal modtageren kvittere for henvendelser – fx fra kunder og leverandører?
  • Hvordan hænger sproget og tonen sammen med virksomhedens øvrige kommunikation? Skriver man ’hej’ eller ’kære’? Er sproget ’frisk’ eller ’højtideligt’?
  • Er stavefejl tilladt? Hvis ikke, hvordan undgås de?
  • I hvilke situationer bruger I e-mails? Skal virksomhedens aftaler fx altid ligge på skrift? Er det i givet fald nok med en e-mail?
  • Regler for signatur. Er virksomhedens navn, logo og øvrige kontaktoplysninger i alle medarbejderes e-mail-signatur? Eller må man lave individuelle signaturer, skrifttyper og –størrelser?
  • Regler om auto reply ved kurser, ferie og andet planlagt fravær. Men hvad med pludseligt fravær ved akutte arbejdsopgaver eller sygdom?
  • Må/bør/skal man give kolleger adgang til at tjekke sin indbakke?
  • Skal I have fælles regler for varsel om ’ny mail’? Når en ny mail tikker ind via pop-ups, symboler eller lyd, er din koncentration brudt. Måske skal det være ’forbudt’ med disse forstyrrende beskeder?
  • Hvor ofte skal medarbejderen tjekke sin indbakke? Faste tidspunkter på dagen eller ugen?
    I kan med fordel lade det afhænge af den enkelte medarbejders opgaver og ansvarsområder.
    Nogle medarbejdere skal holde øje med mails konstant, fordi de skal rykke hurtigt i forhold til fx kunder eller leverandører.
    Men en del stillingsbeskrivelser kræver ikke et konstant øje på indbakken. Det er ineffektivt, hvis man hele tiden tjekker mails, uden at det er nødvendigt. Her kan det være en hjælp, at I synliggør forventninger i jeres e-mail-politik.
  • Hvad gør man ved mistanke om, at en e-mail er ’mistænkelig’ (Fx spam, phishing etc.)
  • Hvad gør du, hvis du har sendt en e-mail til en forkert modtager?
  • Hvordan håndteres personfølsomme oplysninger i forhold til e-mails?
  • Hvilke e-mails skal slettes – og hvor hurtigt? Dette kan fx være relevant, hvis man modtager e-mails med fortrolige oplysninger. Skal de slettes helt – eller arkiveres et sted?
    Hvor og hvordan skal e-mailkorrespondance arkiveres?

 

I forhold til ansættelse:

  • Er medarbejdernes e-mails og vedhæftede filer virksomhedens ejendom?
  • Må man benytte sin arbejdsmail til private formål?
  • Hvad gør I med fratrådte medarbejderes e-mail konto?
  • Træd varsomt her, da I behandler personoplysninger. Tjek derfor Datatilsynets regler, hvis I ikke har lavet en aftale mellem virksomhed og medarbejder.
  • Især ’gamle’ medarbejdere, som blev ansat før e-mails var almindelige, bruger ofte deres arbejdskonto til private gøremål. Det er en rigtig dårlig idé, som bl.a. giver problemer, når medarbejderen skal stoppe. Overvej derfor at opfordre medarbejdere til at lave egen e-mail-konto – og skille privat- og arbejdsliv.
  • Hvad sker der med mails, når medarbejderen har ferie, er syg eller stopper på arbejdspladsen?
  • Hvilke ansættelsesmæssige konsekvenser har det, hvis man ikke overholder virksomhedens e-mail-politik?
  • Kan der være særlige situationer, hvor andre ledere/kolleger kan få adgang til medarbejderens postkasse? Hvornår/hvordan informeres medarbejderen herom?

 

Og lad mig gentage: Lav jeres e-mail-politk så kort og præcis som muligt. Ovenstående er derfor inspiration, så du kan udvælge det, som er mest relevant for lige netop din virksomhed.

>>

En e-mail-politik hører naturligt ind under ‘Handleplan’ i RETNING-metoden. Det er nemlig vigtigt at skabe systematik omkring al den kommunikation, som udgår fra din virksomhed.

>>

Er din kommunikation og markedsføring hel forkert?

Eller er du i tvivl, om den virker?

Der er vanvittig mange kanaler at vælge mellem – og det er vigtigt at prioritere de rette.

Hver tirsdag kan du i nyhedsbrevet fra RETNING få inspiration til at forbedre din virksomheds kommunikation og markedsføring.

Læs om det her

 

Kommunikationsstrategi og slagplan

Jeg hedder Birgitte Iversen. Som erfaren tekstforfatter og kommunikationsrådgiver hjælper jeg små og mellemstore virksomheder med kommunikation og markedsføring.

Siden 2007 har jeg som selvstændig hjulpet tekstilbranchen, træ- og møbelindustrien, byggeriet og produktionsvirksomheder. Jeg laver også en del for it-branchen, hvilket giver god indsigt i de valg, ejerledere skal træffe omkring digitalisering.

Velkommen til min blog – Værsgo: Læs løs 😊

Hav styr på din e-mail-signatur

Vi sender dagligt et væld af mails til hinanden. Men ofte er mail-signaturen mangelfuld. Det er en skam, for en god mail-signatur kan synliggøre, hvad virksomheden arbejder med og sende et stærkt professionelt signal Med venlig hilsen Peter. Så kort kan afslutningen...

Erhvervsnetværk – Fif til de usikre

Når vi danskere er ude i erhvervsnetværk, søger vi ofte sammen med folk, som vi kender i forvejen. I stedet bør vi opsøge folk, vi ikke har mødt før. For de er måske adgangsbilletten til en fremtidig god forretning Jeg deltog på et tidspunkt i et seminar om...

Ad eller af?

Der er en verden til forskel på, om et tog kører ad sporet eller det kører af sporet. Derfor er det en rigtig god idé at få styr på de to små ord ’ad’ og ’af’ Er du tit i tvivl, om du skal skrive ad eller af? Så er du ikke alene, for rigtig mange bytter rundt på de to...

Kortlæg kunderejsen b2b

Du skal kommunikere til kunden på det rette tidspunkt. Det har jeg tidligere skrevet denne artikel omNu skal vi se på, hvordan du helt konkret kan arbejde med at afdække kunderejsen b2b i din virksomhed.   Kortlæg kunderejsen i din b2b-virksomhed. For så bliver...

Manualen til gode SEO-tekster

Af tekstforfatter Majbritt Lund - gæsteblogger hos RETNING 2 gode nyheder: Du kan sagtens skrive gode tekster, selv om de skal søgemaskineoptimeres. Det er ikke så svært at skrive en SEO-tekst. Det sværeste er at finde de rigtige søgeord. Derfor begynder alt...

Soloselvstændig? Træn din forretningsmuskel

Er du soloselvstændig, freelancer eller ejer af en mikrovirksomhed? Så har du mange jern i ilden. Men husk, at et af dem skal være forretningsudvikling. For ellers risikerer du at arbejde alt for meget – og tjene deprimerende lidt. Måske går du til fitness, håndbold...

Sæt hjemmesiden i arbejde 

Konvertering er ikke et ord, som kun knytter sig til lån. Det er også et afgørende begreb, hvis du vil sælge via din virksomheds hjemmeside. En konvertering sker, når de besøgende foretager en handling, som er værdifuld for virksomheden. Fx ved at købe i webshoppen,...

Er du woke nok til at sikre din forretning?

For få år siden tænkte ingen over, at der blev røget smøger til et møde. Men i dag er rygning på jobbet ilde set. For ny viden skaber nye virkeligheder. Netop derfor må du ikke himle med øjnene ved tanken om en kageperson. For woke -økonomien kommer også til at kunne...

Bliv bedre til kropssprog

Kropssproget er noget af det vigtigste, når vi skal aflæse andre. Og når andre skal aflæse os. Du ved det måske ikke, men du er faktisk allerede ekspert i at aflæse andres kropssprog. Evnen får vi nemlig allerede som nyfødte, når vi skal aflæse vores forældre, og det...

Call-to-action i e-mailmarketing

Call to action i email marketing - også kaldet CTA. Måske anvender du det allerede selv, når du sender nyhedsbreve ud? CTA-knapper er en essentiel del af e-mailmarkedsføring. I bloggen her får du en introduktion til disse små knapper, samt hvordan du med succes...

Få succes med hybride møder

RETNING har tidligere skrevet om ulemperne ved Zoom-møder kontra fysiske møder. De virker unaturlige og er udmattende for deltagerne, fordi vi ikke kan bruge vores interaktive evner. Imidlertid er der også en tredje model, der er værd at overveje brugen af: Hybride...

Zoom-møder

Under corona blev vi introduceret for en helt ny måde at omgås hinanden: Zoom-mødet. Her er sprogforskeres bud på, hvorfor Zoom-møder kan føles hårdere end den fysiske variant. Zoom-udmattelse (eng. Zoom fatigue) er et begreb, der opstod under Coronapandemien, da vi...

Udvid dit netværk gennem smalltalk

Smalltalk. Mange hader det og vil helst undgå det. Men faktisk kan smalltalk være en god mulighed for at skabe et større professionelt netværk. Denne blog handler om, hvordan du kan udvide dit netværk gennem smalltalk. Skab kontakt! Forestil dig, du er til en...

Pitch din forretningsidé

Har du fået en god idé til din forretning? Og skal du overbevise samarbejdspartnere og investorer om at hoppe med på den? Så er det godt at tænke over en pitch. Jeg giver dig her nogle simple råd, så du er klædt godt på til din pitch af din forretningsidé. Hvad er en...

Krig om ord

Hver gang vi skriver, vælger vi vores ord. Nogle gange er vi mere nøje med dem end andre gange, men vores ordvalg er vigtige for, hvordan teksten bliver forstået, og hvilke billeder den maler i hovedet på læseren. Vælg dine ord nøje Måske har du før hørt, at "i krigen...

Om blogging

Dette er et rigtigt meta-blogindlæg, for emnet er nemlig blogindlæg for B2B-virksomheder. Du vil derfor forhåbentlig opleve, at de gode råd afspejles i blogindlægget selv. Lær mere om, hvordan du får succes med at skrive content til dine kunder og bliv en del af den...

Medieoverblik 2022

Mediebilledet ændrer sig hele tiden – og måske hurtigere end nogensinde før. Ved du, hvor du kan fange målgruppen? Det er både relevant for din personlige kommunikation og din annoncering. Det er nemlig ingen hemmelighed, at tekst-tv og brevpost har set bedre dage....

Tendenser 2022 – Online markedsføring

Corona-pandemien har givet os alle nye digitale vaner – og de bliver hængende. Derfor vil der i det kommende år ske meget, når det gælder digital kommunikation og markedsføring. Lad os kigge på tendenser for 2022, så du kan tage stilling til, hvad du skal have fokus...

Tendenser sociale medier

Sociale medier er sandsynligvis en del af din kommunikationsstrategi. Det har mange fordele – men giver også meget arbejde. For der er hele tiden ændringer og nye tendenser, du skal forholde dig til. Du får her et bud på noget af det, som rører sig på Instagram,...

It-virksomheder i ond cirkel

It-virksomheder er kommunikationsmæssigt fanget i en ond cirkel, som hæmmer salget. Mange små og mellemstore it-virksomheder kaster sig ud i en digital tilstedeværelse uden at lave en strategi eller afsætte de nødvendige ressourcer. Det er som om de forventer, at...

Få styr på dine kunders digitale forventninger

Sociale medier skaber kun resultater for din virksomhed, hvis du har en målrettet strategi. Her er fire råd om, hvordan du skaber relevant indhold. Rådene henvender sig især til komplekse brancher; fx it-virksomheder. Mange små og mellemstore virksomheder opretter en...

Tekniske tekster er ikke for amatører

Er din virksomheds produkt eller ydelse kompliceret? Så skal du gøre dig ekstra umage med kommunikationen. Som fagperson er det svært at vurdere, hvad andre forstår. Sandsynligvis bruger du ord og forkortelser, som de ikke kender. Generelt har vi det nemlig med at...

Adfærdspsykologi

Adfærdspsykologi kan blive din genvej til mere salg. Adfærdspsykologi handler om, hvad man GØR. Ikke det vi tænker – bevidst eller ubevidst – men det, som man helt konkret kan observere, at vi foretager os. Adfærdspsykologi udspringer af behaviorisme, som betvivler,...

Hjælp til LinkedIn

Er du (lidt) skrækslagen for LinkedIn? Hvis du synes, det er svært at komme i gang med LinkedIn, er du langt fra alene. Rigtig mange skal nemlig tage en dyb indånding, før de kaster sig ind på netop dette sociale medie. Derfor vælger nogle at få hjælp til LinkedIn....

Kommunikationsplan – sådan gør du

Kommunikation og markedsføring er tidskrævende. Derfor er det vigtigt at lægge en kommunikationsplan, så du ved, at du bruger dine ressourcer rigtigt. Alt for mange virksomheder arbejder ustruktureret med kommunikation og markedsføring. Det er spild af både tid og...

Strategisk rådgivning – vær ikke din egen værste fjende

Strategisk rådgivning sikrer systematisk fokus på din virksomheds kommunikation og markedsføring. I disse år går udviklingen stærkt, så du skal lægge fornuftige planer, som fastholder kunderne - og tiltrække nye. Jeg kender en del ejerledere, som ikke bryder sig om at...

Kunderejsen skal føles rigtig

Alle virksomheder bør interessere sig for kunderejsen. Hvis du har en B2B-virksomhed, og sælger komplekse løsninger, bør du især spidse ører. Få styr på alle mellemstationerne; fra et menneske har brug for noget – til han/hun køber hos netop dig. Forestil dig, at du...

Selvstændige kvinder og søstersind

Under radaren hjælper selvstændige kvinder hinanden på vej som aldrig før. Corona har boostet en tendens, som hverken B2B-virksomheder eller erhvervsfremmesystem har naturlig adgang til. Jeg har brugt en formiddag på telefonsnak med en medarbejder hos mit...

Hvad er lix ?

Hvad er lix ? En lix-beregner er din genvej til viden. For hvis du kender dit lix-tal, så ved du, om du skriver lette eller svære tekster. Der er alt for mange virksomheder, som skriver lange og knudrede tekster. Og det er et problem. For så har modtagerne svært ved...

Virksomhedens omdømme – Hvad tænker andre om din forretning?

Virksomhedens omdømme er vigtigt – men ved du, hvad andre siger og synes om den? Og fremstår din virksomhed troværdig? Hvis din virksomhed har en tydelig profil, er det let for omgivelserne at afkode, hvad den tilbyder. Derfor kan du med fordel undersøge: Hvad siger...

Generationsskifte – Bløde værdier er hård valuta

Generationsskifte er en øm tå, som små og mellemstore virksomheder bør tale om i god tid – ellers kan det gå grueligt galt. ”Nogle vil kalde det de lidt blødere værdier… Jeg vil lægge vægt på, at de er hårde nok til at kunne bringe selv veldrevne og gamle virksomheder...

RETNING-metoden

Synlighed handler ikke kun om at fortælle en masse. Du skal fortælle det rigtige, så din virksomhed fremstår sammenhængende og troværdig. I en virksomhed skal tid og penge bruges fornuftigt. Det er vigtigt at vælge rigtigt, så hurtigt som muligt. Desværre vælger mange...

Spilder du tid og penge?

Hvis din virksomhed er travl, risikerer du og dine medarbejdere at træffe hurtige og forkerte beslutninger om kommunikation og markedsføring. Der er både tid og penge at spare ved at støbe et solidt fundament, så medarbejderne har en fælles forståelse for, hvilke...

Krisekommunikation – når budskaber er svære at give

Krisekommunikation kan undgås med god forberedelse. Husk, at kommunikationsstrategier skal laves i både med- og modgang. Hvis du skal informere om noget svært, fx en fyringsrunde, er det vigtigt, at du forbereder kommunikationen grundigt på forhånd, så du gør den...

Forstår dine leverandører, hvad du vil have?

Når corona-støvet har lagt sig, skal mange virksomheder i gang med at kommunikere og markedsføre igen. Men læg nu en strategi først, så I ikke spilder tid og penge på forkerte leverandører af kommunikation og markedsføring Man kan ikke begynde at kommunikere noget om...

Kend kommunikationstrekanten

Kommunikationstrekanten hjælper dig med at forstå de tre områder, som SKAL hænge sammen for at du kan skabe professionel kommunikation Hvis du vil lave professionel kommunikation, er der tre overordnede områder, som du skal arbejde aktivt med:Hvis du arbejder...

Er din virksomhed lidt kedelig?

Hvilken effekt har det mon, at danske virksomheder meget (meget!) ofte fortæller kunderne nøjagtigt det samme som konkurrenten? Det svarer jo til at gå til en fest og hele aftenen præcist gentage det, som de andre ved bordet siger. Det ville nok hurtigt få...

Hader du at holde tale?

Mange mennesker frygter at holde tale. Her er lidt hjælp til næste gang, du skal have medarbejderne med dig – eller vil slå på glasset til familiefesten. Forberedelse, når du skal holde tale Først og fremmest: Forbered dig! Så virker du mere selvsikker og...

Jeg tager en ny retning – vil du med?

Da det nye tiår blev skudt ind, skiftede c:ommunicate navn til RETNING. Fremover har jeg fuld fokus på strategiforløb for små og mellemstore virksomheder.  Når en virksomhed skal kommunikere og markedsføre, er der et væld af veje at gå. Faktisk så mange, at det i sig...

Vær præcis! Tid er penge for den blå kundetype

Magt, penge og konkurrence er sagen for en blå kundetype. Du kan kende den blå kundetype på, at han/hun drømmer stort og dyrt.Blå er den ene af fire farver i 'Emotionelle Kundetyper' – en forskningsbaseret metode, der handler om at skabe loyale kunder og koble...

Sådan sælger du til den gule kundetype

Den gule kundetype vil have lette løsninger. De har nemlig så travlt med at yde omsorg for andre, at de er klar til at købe, hvis et produkt kan hjælpe dem hurtigt videre. Kender du typen? Altså hende (for det er ofte en kvinde) som har så travlt med at yde omsorg for...

Har din virksomhed (endnu ikke) en bæredygtig forretningsmodel?

Hvis du ikke allerede tænker i bæredygtighed, bør du komme i gang. Inden ret lang tid risikerer din virksomhed at blive valgt fra, hvis I har forsømt at udvikle en bæredygtig forretningsmodel. For noget tid tilbage var jeg til et arrangement med...

Sådan sælger du til den røde kundetype

Selvstændige designere har som regel lækre produkter – men de kan have udfordringer med at sælge dem. En forklaring er måske, at de ikke er bevidste om, hvilken kundetype deres produkt appellerer til. Jeg har arbejdet med kommunikation i livsstilsbranchen i mange år...

Kommunikation for ejerledede virksomheder

”Fra Tvivl til Retning” er for ejerledere, som vil synliggøre deres virksomhed med kommunikation og design. Forløbet har jeg udviklet sammen med Lone Storgaard fra Design Concern, fordi vi oplever, at mange er usikre på, hvordan de skal kommunikere i en tid, hvor det...

Hvilken type er din kunde?

Kender du metoden om emotionelle kundetyper? Den kan bruges til at tilrettelægge kommunikation og markedsføring, der frister din kunde til at købe Mange små og mellemstore virksomheder har et lidt diffust billede af deres målgrupper. De taler ofte om ’kunden’ eller...

Forstår modtageren, hvad du vil opnå med din e-mail?

Hvordan sikrer du, at modtageren læser – og svarer på – din e-mail? Sådan bliver du synlig i dine kollegers, kunders og samarbejdspartneres propfyldte indbakker: Hvad vil du opnå? Hemmeligheden ved den gode e-mail er, at du ved, hvad du vil opnå INDEN du skriver. Skal...

Sexisme eller ej – vær obs på potentielle kriser i din virksomhed

Der skal være sammenhæng mellem, hvad din virksomhed SIGER, og hvad I GØR. Ellers kan I risikere, at hammeren falder. Ligger der mon potentielle kriser og ulmer hos jer? Så bør I kigge på krisekommunikation. [Skrevet i efteråret 2020]Underholdningsværdien er høj hos...

Mødeadresse Jylland:
UNIT01
Højbovej 1
8600 Silkeborg

Mødeadresse Sjælland:
La Oficina
Suomisvej 4
1927 Frederiksberg

Email info@retning.dk

Tlf 23 11 50 20

CVR 30 10 82 80