Lav jeres egen e-mail-politik

Hurra for e-mails – men for pokker, hvor tager de meget af vores tid.
Det er derfor en god idé, hvis din virksomhed har en e-mail-politik, for fælles spilleregler gør arbejdsdagen mere effektiv for alle. Samtidig sikrer en nedskreven e-mail-politik, at nyansatte hurtigt kan sætte sig ind i, hvordan man gør på netop denne arbejdsplads.

Her er nogle forslag til punkter, du kan indarbejde i jeres e-mail-politik. Lad være med at bruge dem alle, for en e-mail-politik skal være kort og præcis. Vælg det som er relevant for netop din virksomhed.

 

Når I skriver e-mails:

  • Brug de gængse regler for god skriftlig kommunikation: Sæt dig i modtagerens sted og skriv det vigtigste først.
  • Skriv altid i en venlig tone. ’Sure opstød’ virker mere voldsomme på skrift, end når man står overfor modtageren.
  • Det er personen i ’TIL-feltet’, som skal forholde sig aktivt til mailen.
    Personer i CC-feltet får alene informationen til orientering. Undgå at orientere flere end allerhøjst nødvendigt.
    I kan med fordel præcisere regler om CC, for denne funktion bidrager til unødvendig rod i rigtig mange indbakker. Bed afsenderen om altid at spørge sig selv, om alle dem, som er sat på som CC, nu også behøver at være der?
  • Emnefeltet skal præcist beskrive, hvad e-mailen handler om, så dit budskab bliver tydeligt.
    Sørg for, at der kun er ét emne i hver e-mail, for så kan modtageren lettere holde styr på sin indbakke – og huske dit budskab.
  • Pas på, at dit budskab ikke drukner i alt for mange detaljer. Skriv det vigtigste først og uddyb derefter, hvis det er nødvendigt. Enten nedenunder det centrale budskab eller i bilag, som du vedhæfter eller linker til.
  • Brug auto-svar ved fridage eller ferie. Anvend desuden denne funktion, når du har brug for at arbejde koncentreret med en opgave – så du ikke hele tiden føler, at indbakken skal tjekkes.
    Aftal internt, at I ikke behøver at skrive ’Tak for hjælpen’ og ’Selv tak’-mails, for de er med til at fylde unødigt op i indbakkerne.
  • Overvej at afsætte en fast tid af til at læse nye mails; f.eks. om morgenen, ved middagstid og sidst på dagen.

 

Andre overvejelser til jeres e-mail-politik:

  • Skal e-mails gemmes? Hvor længe?
  • Hvornår skal I senest svare på en e-mail? (Fx få timer? Et døgn? Tre dage?)
  • Skal modtageren kvittere for henvendelser – fx fra kunder og leverandører?
  • Hvordan hænger sproget og tonen sammen med virksomhedens øvrige kommunikation? Skriver man ’hej’ eller ’kære’? Er sproget ’frisk’ eller ’højtideligt’?
  • Er stavefejl tilladt? Hvis ikke, hvordan undgås de?
  • I hvilke situationer bruger I e-mails? Skal virksomhedens aftaler fx altid ligge på skrift? Er det i givet fald nok med en e-mail?
  • Regler for signatur. Er virksomhedens navn, logo og øvrige kontaktoplysninger i alle medarbejderes e-mail-signatur? Eller må man lave individuelle signaturer, skrifttyper og –størrelser?
  • Regler om auto reply ved kurser, ferie og andet planlagt fravær. Men hvad med pludseligt fravær ved akutte arbejdsopgaver eller sygdom?
  • Må/bør/skal man give kolleger adgang til at tjekke sin indbakke?
  • Skal I have fælles regler for varsel om ’ny mail’? Når en ny mail tikker ind via pop-ups, symboler eller lyd, er din koncentration brudt. Måske skal det være ’forbudt’ med disse forstyrrende beskeder?
  • Hvor ofte skal medarbejderen tjekke sin indbakke? Faste tidspunkter på dagen eller ugen?
    I kan med fordel lade det afhænge af den enkelte medarbejders opgaver og ansvarsområder.
    Nogle medarbejdere skal holde øje med mails konstant, fordi de skal rykke hurtigt i forhold til fx kunder eller leverandører.
    Men en del stillingsbeskrivelser kræver ikke et konstant øje på indbakken. Det er ineffektivt, hvis man hele tiden tjekker mails, uden at det er nødvendigt. Her kan det være en hjælp, at I synliggør forventninger i jeres e-mail-politik.
  • Hvad gør man ved mistanke om, at en e-mail er ’mistænkelig’ (Fx spam, phishing etc.)
  • Hvad gør du, hvis du har sendt en e-mail til en forkert modtager?
  • Hvordan håndteres personfølsomme oplysninger i forhold til e-mails?
  • Hvilke e-mails skal slettes – og hvor hurtigt? Dette kan fx være relevant, hvis man modtager e-mails med fortrolige oplysninger. Skal de slettes helt – eller arkiveres et sted?
    Hvor og hvordan skal e-mailkorrespondance arkiveres?

 

I forhold til ansættelse:

  • Er medarbejdernes e-mails og vedhæftede filer virksomhedens ejendom?
  • Må man benytte sin arbejdsmail til private formål?
  • Hvad gør I med fratrådte medarbejderes e-mail konto?
  • Træd varsomt her, da I behandler personoplysninger. Tjek derfor Datatilsynets regler, hvis I ikke har lavet en aftale mellem virksomhed og medarbejder.
  • Især ’gamle’ medarbejdere, som blev ansat før e-mails var almindelige, bruger ofte deres arbejdskonto til private gøremål. Det er en rigtig dårlig idé, som bl.a. giver problemer, når medarbejderen skal stoppe. Overvej derfor at opfordre medarbejdere til at lave egen e-mail-konto – og skille privat- og arbejdsliv.
  • Hvad sker der med mails, når medarbejderen har ferie, er syg eller stopper på arbejdspladsen?
  • Hvilke ansættelsesmæssige konsekvenser har det, hvis man ikke overholder virksomhedens e-mail-politik?
  • Kan der være særlige situationer, hvor andre ledere/kolleger kan få adgang til medarbejderens postkasse? Hvornår/hvordan informeres medarbejderen herom?

 

Og lad mig gentage: Lav jeres e-mail-politk så kort og præcis som muligt. Ovenstående er derfor inspiration, så du kan udvælge det, som er mest relevant for lige netop din virksomhed.

>>

 

Læs også:

Forstår modtageren, hvad du vil opnå med din e-mail?

 

RETNING slagplan

 

Kommunikationsstrategi og slagplan

Jeg hedder Birgitte Iversen. Som erfaren tekstforfatter og kommunikationsrådgiver hjælper jeg små og mellemstore virksomheder med kommunikation og markedsføring.

Siden 2007 har jeg som selvstændig hjulpet tekstilbranchen, træ- og møbelindustrien, byggeriet og produktionsvirksomheder. Jeg laver også en del for it-branchen, hvilket giver god indsigt i de valg, ejerledere skal træffe omkring digitalisering.

Velkommen til min blog – Værsgo: Læs løs 😊

Kommunikationsplanlægning – det starter med en snak

Kommunikations- og marketingmedarbejdere overlades ofte til sig selv. Deres faglighed sikrer, at opgaverne bliver løst, men det kan være svært for dem at inddrage ledelsen og den øvrige organisation. For i en travl hverdag får man ikke talt sammen om det fundamentale....

Persona eller kundetype? Sælg mere med dem

Personas og emotionelle kundetyper er rigtig gode redskaber til at få greb om marketing automation eller skabe et fælles sprog i din virksomhed. Brug dem til at øge salget ved at arbejde systematisk med kommunikation og markedsføring. Mine første kommunikations-år...

Møder skal skabe værdi – Sådan gør du

Af  Therese Waltersdorff - gæsteblogger hos RETNING 90% føler, at de minimum en gang månedligt spilder tiden på møder! Det chokerende høje tal har jeg fra en undersøgelse med 400+ erhvervsaktive respondenter, som vi gennemførte i forbindelse med tilblivelsen af...

Kommunikation for små og mellemstore virksomheder

At arbejde med kommunikation for små og mellemstore virksomheder er ligesom at være kok i en Michelin-restaurant: Man skal både have styr på den unikke opskrift (= kommunikationsstrategien) og have lyst til at hakke grøntsager og røre i gryderne (= skrive...

Nyhedsbreve – derfor skal din virksomhed bruge dem

Nyhedsbreve er en kæmpe fordel for din virksomheds kommunikation og markedsføring – men alt for få prioriterer dem Sender du nyhedsbreve? Hvis du gør: Så sender du sandsynligvis alt for få ud. Hvis du ikke gør: Så bør du komme i gang, for det er en af de mest...

Kommunikationsstrategi skabelon

God kommunikation sker ikke af sig selv. Men der er gode chancer for succes, hvis virksomheden har en strategi for, hvad den vil kommunikere – uanset om det er et stort eller lille budskab. Kommunikation og markedsføring er tidskrævende. Derfor er det vigtigt at lægge...

Apostrof – regler for, hvor den sættes

Apostrof-regler - Er du i tvivl om, hvornår og hvordan du skal bruge en apostrof? Så kig med her:   Apostrof-regler ved ejefald Ved ejefald sættes –s direkte på ordet, uden brug af apostrof: Hannes bil er blå Mandens telefon er sort   Ingen apostrof-regler...

Kontorfællesskab eller flyverplads? Mine erfaringer

Jeg har flyttet min virksomhed. Og hvem ved – måske kan du bruge nogle af mine erfaringer med kontorfællesskaber og flyverkontorer? Siden corona satte ind, har jeg afprøvet flere baser. Jeg flyttede fra et højt elsket kontorfællesskab – KONGEremisen i Silkeborg – og...

Få hjemmesiden til at adskille sig fra dine konkurrenter

Hjemmesiden er en vanvittig vigtig salgskanal. Brug den til at tiltrække kunder – frem for at kede dem ved konstant at gentage de samme budskaber som dine konkurrenter. Mange virksomheder har en tendens til at præsentere sig selv på samme måde som alle andre i...

Bæredygtige produkter skal kommunikeres korrekt

I de kommende år vil lovmæssige og etiske krav omkring FN´s 17 verdensmål vælte ind over virksomhederne. Det får stor betydning for kommunikation og markedsføring af bæredygtige produkter og ydelser. Du kender det sikkert: Dit lokale supermarked holder fødselsdag, og...

Hvad er en ghostwriter

En ghostwriter skriver på vegne af andre. Begrebet kendes fra forlagsverdenen, hvor en person - fx en erhvervsleder eller en politiker - får hjælp fra en forfatter (= ghostwriter) til at skrive en tekst. Det kan fx være en biografi eller en fagbog. Men efterhånden...

Business Model Canvas på dansk – Planet, Personer & Profit

Business Model Canvas er en metode, som gør det nemt at overskue en forretningsmodel, fordi den hjælper dig med at beskrive, designe, udfordre og udvikle din virksomhed. Modellen er meget populær, fordi den samler alle virksomhedens processer i ét billede (canvas =...

Hjælp til shitstorm

Hvad gør ledelsen, hvis en virksomhed lander i en shitstorm? Enhver krise er unik, så det skal vurderes i hvert enkelt tilfælde, hvad der er bedst at gøre. Men her er inspiration til, hvilke veje I kan gå, afhængig af shitstormens karakter.  Hvis jeres virksomhed er...

Erhvervsnetværk – Fif til de usikre

Når vi danskere er ude i erhvervsnetværk, søger vi ofte sammen med folk, som vi kender i forvejen. I stedet bør vi opsøge nogen, vi ikke har mødt før. For de er måske adgangsbilletten til en fremtidig god forretning Jeg deltog på et tidspunkt i et seminar om...

Ad eller af?

Der er en verden til forskel på, om et tog kører ad sporet eller det kører af sporet. Derfor er det en rigtig god idé at få styr på de to små ord ’ad’ og ’af’ Er du tit i tvivl, om du skal skrive ad eller af?Så er du ikke alene, for rigtig mange bytter rundt på de to...

Manualen til gode SEO-tekster

Af tekstforfatter Majbritt Lund - gæsteblogger hos RETNING 2 gode nyheder: Du kan sagtens skrive gode tekster, selv om de skal søgemaskineoptimeres. Det er ikke så svært at skrive en SEO-tekst. Det sværeste er at finde de rigtige søgeord. Derfor begynder alt...

Soloselvstændig? Træn din forretningsmuskel

Er du soloselvstændig, freelancer eller ejer af en mikrovirksomhed? Så har du mange jern i ilden. Men husk, at et af dem skal være forretningsudvikling. For ellers risikerer du at arbejde alt for meget – og tjene deprimerende lidt. Måske går du til fitness, håndbold...

Sæt hjemmesiden i arbejde 

Konvertering er ikke et ord, som kun knytter sig til lån. Det er også et afgørende begreb, hvis du vil sælge via din virksomheds hjemmeside. Selv om du måske er en god ’ansigt-til-ansigt-sælger’, så har langt de fleste virksomheder brug for at kunne sælge online....

Er du woke nok til at sikre din forretning?

For få år siden tænkte ingen over, at der blev røget smøger til et møde. Men i dag er rygning på jobbet ilde set. For ny viden skaber nye virkeligheder. Netop derfor må du ikke himle med øjnene ved tanken om en kageperson. For woke -økonomien kommer også til at kunne...

Bliv bedre til kropssprog

Kropssproget er noget af det vigtigste, når vi skal aflæse andre. Og når andre skal aflæse os. Du ved det måske ikke, men du er faktisk allerede ekspert i at aflæse andres kropssprog. Evnen får vi nemlig allerede som nyfødte, når vi skal aflæse vores forældre, og det...

Call-to-action i e-mailmarketing

Hvad er CTA ? Forkortelsen står for 'Call to action' og det bruges i digital markedsføring. Fx til email-marketing. Måske anvender du allerede selv CTA´er, når du sender nyhedsbreve ud? CTA-knapper er en essentiel del af e-mailmarkedsføring. I denne artikel får du en...

Få succes med hybride møder

RETNING har tidligere skrevet om ulemperne ved Zoom-møder kontra fysiske møder. De virker unaturlige og er udmattende for deltagerne, fordi vi ikke kan bruge vores interaktive evner. Imidlertid er der også en tredje model, der er værd at overveje brugen af:...

Zoom-møder

Under corona blev vi introduceret for en helt ny måde at omgås hinanden: Zoom-mødet. Her er sprogforskeres bud på, hvorfor Zoom-møder kan føles hårdere end den fysiske variant. Zoom-udmattelse (eng. Zoom fatigue) er et begreb, der opstod under Coronapandemien, da vi...

Udvid dit netværk gennem smalltalk

Smalltalk. Mange hader det og vil helst undgå det. Men faktisk kan smalltalk være en god mulighed for at skabe et større professionelt netværk. Denne blog handler om, hvordan du kan udvide dit netværk ved at smalltalke. Forestil dig, du er til en konference med en...

Pitch din forretningsidé

Har du fået en god idé til din forretning? Og skal du overbevise samarbejdspartnere og investorer om at hoppe med på den? Så er det godt at tænke over en pitch. Jeg giver dig her nogle simple råd, så du er klædt godt på til din pitch af din forretningsidé. Hvad er en...

Om blogging

Dette er et rigtigt meta-blogindlæg, for emnet er nemlig blogging for B2B-virksomheder. Du vil derfor forhåbentlig opleve, at de gode råd afspejles i blogindlægget selv. Lær mere om, hvordan du får succes med at skrive content til dine kunder og bliv en del af den...

Tendenser – Online markedsføring

Corona-pandemien gav nye digitale vaner – og de bliver hængende. Derfor sker der meget, når det gælder digital kommunikation og online markedsføring. Lad os kigge på tendenserne, så du kan tage stilling til, hvad du skal have fokus på i din forretning:   Du skal...

Tendenser sociale medier

Sociale medier er sandsynligvis en del af din kommunikationsstrategi. Det har mange fordele – men giver også meget arbejde. For der er hele tiden ændringer og nye tendenser, du skal forholde dig til. Du får her et bud på noget af det, som rører sig på Instagram,...

It-virksomheder i ond cirkel

It-virksomheder er kommunikationsmæssigt fanget i en ond cirkel, som hæmmer salget. Mange små og mellemstore it-virksomheder kaster sig ud i en digital tilstedeværelse uden at lave en strategi eller afsætte de nødvendige ressourcer. Det er som om de forventer, at...

Få styr på dine kunders digitale forventninger

Sociale medier skaber kun resultater for din virksomhed, hvis du har en målrettet strategi. Her er fire råd om, hvordan du skaber relevant indhold. Rådene henvender sig især til komplekse brancher; fx it-virksomheder. Mange små og mellemstore virksomheder opretter en...

Tekniske tekster er ikke for amatører

Er din virksomheds produkt eller ydelse kompliceret? Så skal du gøre dig ekstra umage med kommunikationen. Som fagperson er det svært at vurdere, hvad andre forstår. Sandsynligvis bruger du ord og forkortelser, som din målgruppe ikke kender. Generelt har vi det nemlig...

Adfærdspsykologi

Adfærdspsykologi kan blive din genvej til mere salg. Adfærdspsykologi handler om, hvad man GØR. Ikke det vi tænker – bevidst eller ubevidst – men det, som man helt konkret kan observere, at vi foretager os. Adfærdspsykologi udspringer af behaviorisme, som betvivler,...

Hjælp til LinkedIn

Er du (lidt) skrækslagen for LinkedIn? Hvis du synes, det er svært at komme i gang med LinkedIn, er du langt fra alene. Rigtig mange skal nemlig tage en dyb indånding, før de kaster sig ind på netop dette sociale medie. Derfor vælger nogle at få hjælp til fx opsætning...

Kommunikationsplan – sådan gør du

Kommunikation og markedsføring er tidskrævende. Med en kommunikationsplan kan du sætte opgaverne i system, så du kan løse dem så hurtigt som muligt.  Kommunikationsplanlægning.Alt for mange virksomheder arbejder ustruktureret med kommunikation og markedsføring. Det er...

Strategisk rådgivning – vær ikke din egen værste fjende

Strategisk rådgivning sikrer systematisk fokus på din virksomheds kommunikation og markedsføring. I disse år går udviklingen stærkt, så du skal lægge fornuftige planer, der fastholder kunderne - og tiltrække nye. Jeg kender en del ejerledere, som ikke bryder sig om at...

Kunderejsen skal føles rigtig

Alle virksomheder bør interessere sig for den digitale kunderejse. Hvis du har en B2B-virksomhed, og sælger komplekse løsninger, bør du især spidse ører. Få styr på alle mellemstationerne; fra et menneske har brug for noget – til han/hun køber hos netop dig. Forestil...

Selvstændige kvinder og søstersind

Under radaren hjælper selvstændige kvinder hinanden på vej som aldrig før. Corona har boostet en tendens, som hverken B2B-virksomheder eller erhvervsfremmesystem har naturlig adgang til. Jeg har brugt en formiddag på telefonsnak med en medarbejder hos mit...

Hvad er lix ?

Hvad er lix ? En lix-beregner er din genvej til viden. For hvis du kender dit lix-tal, så ved du, om du skriver lette eller svære tekster. Der er alt for mange virksomheder, som skriver lange og knudrede tekster. Og det er et problem. For så har modtagerne svært ved...

Virksomhedens omdømme – Hvad tænker andre om din forretning?

Virksomhedens omdømme er vigtigt – men ved du, hvad andre siger og synes om den? Og fremstår din virksomhed troværdig? Hvis din virksomhed har en tydelig profil, er det let for omgivelserne at afkode, hvad den tilbyder. Derfor kan du med fordel undersøge: Hvad siger...

Generationsskifte – Bløde værdier er hård valuta

Generationsskifte er en øm tå, som små og mellemstore virksomheder bør tale om i god tid – ellers kan det gå grueligt galt. ”Nogle vil kalde det de lidt blødere værdier… Jeg vil lægge vægt på, at de er hårde nok til at kunne bringe selv veldrevne og gamle virksomheder...

Spilder du tid og penge?

Tid er penge. Hvis din virksomhed er travl, risikerer du og dine medarbejdere at træffe hurtige og forkerte beslutninger om kommunikation og markedsføring. For synlighed handler ikke kun om at fortælle en masse. Du skal fortælle det rigtige, så virksomheden fremstår...

Krisekommunikation – når budskaber er svære at give

Krisekommunikation kan undgås med god forberedelse. Husk, at kommunikationsstrategier skal laves i både med- og modgang. Hvis du skal informere om noget svært, fx en fyringsrunde, er det vigtigt, at du forbereder kommunikationen grundigt på forhånd, så du gør den...

Forstår dine leverandører, hvad du vil have?

Læg en strategi før I går i gang med at kommunikere og markedsføre. For hvis I ikke ved, hvad I vil, risikerer I at spilde tid på dårlige indsatser - og bruge penge på forkerte leverandører. Man kan ikke begynde at kommunikere noget om en virksomhed, før man ved, HVAD...

Kend kommunikationstrekanten

Kommunikationstrekanten hjælper dig med at forstå de tre områder, som SKAL hænge sammen for at du kan skabe professionel kommunikation Hvis du vil lave professionel kommunikation, er der tre overordnede områder, som du skal arbejde aktivt med:Hvis du arbejder...

Er din virksomhed lidt kedelig?

Skriver din virksomhed tekster, der ligner konkurrentens? Ja, sandsynligvis.For selv om de fleste danske virksomheder dagligt bruger det skrevne ord til at nå kunderne, forsømmer mange at vise via sproget, hvad de står for. Hvis man kunne smage ord, ville mange...

Hader du at holde tale?

Mange mennesker frygter at holde tale. Men det er en vigtig kompetence, som mange undervurderer, selv om det er et kraftfuldt virkemiddel. Her er hjælp til næste gang, du skal have medarbejderne med dig – eller vil slå på glasset til familiefesten. Forberedelse, når...

Sådan sælger du til den gule kundetype

Den gule kundetype vil have lette løsninger. De har nemlig så travlt med at yde omsorg for andre, at de er klar til at købe, hvis et produkt kan hjælpe dem hurtigt videre. Kender du typen? Altså hende (for det er ofte en kvinde) som har så travlt med at yde omsorg for...

Har din virksomhed (endnu ikke) en bæredygtig forretningsmodel?

 Hvis du ikke allerede tænker i bæredygtighed, bør du komme i gang. Inden ret lang tid risikerer din virksomhed at blive valgt fra, hvis I har forsømt at udvikle en bæredygtig forretningsmodel. For noget tid tilbage var jeg til et arrangement med...

Sådan sælger du til den røde kundetype

Selvstændige designere har som regel lækre produkter – men de kan have udfordringer med at sælge dem. En forklaring er måske, at de ikke er bevidste om, hvilken kundetype deres produkt appellerer til. Viden om kundetyper gør det nemlig markant lettere at ramme en...

Kommunikation for ejerledede virksomheder

Ejerledede virksomheder er interessante i forhold til kommunikation og markedsføring, fordi ejerens personlighed påvirker de valg, der træffes. Selv om en virksomhed er vokset med mange medarbejdere, har det betydning, om ejeren er udadvendt eller indadvendt  – og...

Forstår modtageren, hvad du vil opnå med din e-mail?

Hvordan sikrer du, at modtageren læser – og svarer på – din e-mail? "Hvordan skriver man en e-mail?" bliver jeg sommetider spurgt om. Altså ikke det helt konkrete om, hvordan man gør, men et bud på, hvordan en god e-mail skal være. Derfor får du her inspiration til,...

Vær obs på potentielle kriser i din virksomhed

Der skal være sammenhæng mellem, hvad din virksomhed SIGER, og hvad I GØR. Ellers kan I risikere, at hammeren falder. Ligger der mon potentielle kriser og ulmer hos jer? Så bør I kigge på krisekommunikation. Vi ser det jævnligt. Kriser i virksomheder eller hos...

Kontor Jylland:
co-work | Bæredygtig Herning
Gl. Skolevej 1, 2. sal
7400 Herning

Mødeadresse Sjælland:
La Oficina
Suomisvej 4
1927 Frederiksberg

Email info@retning.dk

Tlf 23 11 50 20

CVR 30 10 82 80

Tekst, grafik, billeder, lyd og andet indhold på dette website er beskyttet efter lov om ophavsret. RETNING forbeholder sig alle rettigheder til indholdet, herunder retten til at udnytte indholdet med henblik på tekst- og datamining, jf. ophavsretslovens § 11 b og DSM-direktivets artikel 4.