RETNING har tidligere skrevet om ulemperne ved Zoom-møder kontra fysiske møder. De virker unaturlige og er udmattende for deltagerne, fordi vi ikke kan bruge vores interaktive evner. Imidlertid er der også en tredje model, der er værd at overveje brugen af: Hybridmøder.

 

Hybride møder har både fysiske og online deltagere. Du har måske prøvet det. Én kollega sidder i afdelingen på den anden side af kloden, én arbejder hjemmefra og en tredje er sneet inde. Resten sidder til det sædvanlige fysiske møde og skal jonglere mellem det digitale og det virkelige.

Det giver en række udfordringer, men hvis I som virksomhed skaber retningslinjer for jeres hybridmøder, kan de blive langt mere velfungerende.

Retorikeren Elaine Eksvärd og Logitech kommer med anbefalinger til, hvilke retningslinjer du bør tænke ind i mødestrukturen.

 

Hold øjenkontakten

Som vi tidligere har lært fra indlægget om Zoom-møder, betyder øjenkontakt og følelsen af at have en direkte forbindelse en del. Vi er ikke gode til at tale til folk uden mulighed for at læse deres reaktion og blive læst af andre. I et hybridt møde kan man derfor godt som mødeleder eller deltager være forfalden til kun at tale direkte til de fysiske deltagere. De giver os nemlig den respons, vi har brug for. Men det vil placere dine kollegaer, der er med online, på sidelinjen uden mulighed for at byde ordentligt ind. Derfor er det nødvendigt aktivt at fordele sin opmærksomhed ligeligt mellem fysiske og online deltagere.

 

Helt konkret skal du kigge mod kameraet og tale til det, som om det var et menneske. På den måde får deltagere, der ikke er til stede, alligevel fornemmelsen af at blive inddraget på lige fod med de øvrige. På samme måde skal de digitale deltagere huske at tale til kameraet. Hvis man fx arbejder med to skærme, er det vigtigt, at man ikke har kameraet på én skærm og følger mødet på den anden.

 

Som mødeleder fungerer du nærmest som en tv-vært. Du skal tale til det fysiske publikum i salen, men du skal også huske alle seerne hjemme i stuen. Din rolle er at mindske skellet mellem deltagerne på hver sin side af kameraet, så alle føler sig set og hørt.

 

En baggrund giver personlighed

Der er ingen grund til, at du absolut skal sidde foran en hvid, kedelig væg, hvis du er med på mødet online. I stedet har du mulighed for at vise noget af dig selv, ved at placere dig foran en mere interessant baggrund. Det giver også mulighed for at have lidt smalltalk, som de andre fysiske mødedeltagere helt sikkert også har .
Hvis du er hjemme, og du ikke synes, dit hjem tager sig allerbedst ud, så indfang noget personlighed til din baggrund ved at tage et billede en dag, hvor du er mere stolt over udseendet.

Hvis du er på farten under mødet, eller sidder et sted med stor aktivitet, skal du især overveje baggrunden. Hvis man kan spotte trafik eller svajende træer bag dig, kan det være direkte forstyrrende at se på. Du skal være i fokus, ikke baggrunden.

 

Sæt tid af til møder

Du åbner computeren og pludselig er du til møde. De fysisk deltagende har lige smalltalket på kontoret, men så snart mødet starter, er det business. Sådan behøver det slet ikke at være. Hvis du som mødeleder afsætter nogle minutter til at lande og få talt sammen inden det egentlige møde starter, føles det mere som at være til stede – også for dem bag skærmen. Når mødet planlægges, skal man også overveje, om det er smart at have en stram styring af tiden. Det kan være trættende at følge med på en skærm, og derfor vil nogle deltagere opleve mødet som noget hårdere, end andre vil. En god tommelfingerregel er møder af 45 minutters varighed med mulighed for 15 minutters skærmpause efterfølgende. Hvis møder har en bagkant, er det nemmere at bevare koncentrationen hele vejen igennem. Det er langt mere effektivt og kan spare dig for flere møder, fordi dine kollegaer sad og sov til sidste møde.

 

>>Få hjælp til at ramme plet

Vil du have flere gode råd til at kommunikere smartere? Og vil du skabe kommunikation, der holder folk vågne?

Hver tirsdag kan du i nyhedsbrevet fra RETNING få inspiration til at forbedre din virksomheds kommunikation og markedsføring.

Læs om det her