Kommunikationsplan

 

Kommunikationsplan – sådan gør du 

 

Kommunikation og markedsføring er tidskrævende. Derfor er det vigtigt at lægge en kommunikationsplan, så du ved, at du bruger dine ressourcer rigtigt.

Alt for mange virksomheder arbejder ustruktureret med kommunikation og markedsføring. Det er spild af både tid og penge. I dette blogindlæg vil jeg forklare dig forskellen på en kommunikationsstrategi og en kommunikationsplan, som er to forskellige ting:

 

  • Strategien handler om virksomhedens overordnede mål.
  • Kommunikationsplanen handler om, hvordan du fører målene ud i livet.

 

Når jeg har forklaret forskellen, vil jeg inspirere dig til, hvordan du kan arbejde med din kommunikationsplan.

Hvis du ikke har tid til at læse det hele nu, kan jeg sende dig teksten som pdf – tilmeld dig her, så får du den om et øjeblik

 

Velkommen til masser af information om din (kommende) kommunikationsplan

 

Du vil måske opleve siden lidt overvældende. Den består af flere forskellige pointer, relateret til en kommunikationsplan. Tanken er, at de forskellige afsnit skal give dig ny viden og inspiration.

Måske vil du have mere inspiration om kommunikationsplaner og strategi for din virksomhed og dens kommunikation og markedsføring? 

Så tilmeld dig mit nyhedsbrev her

 

 

Strategi

 

 Ordet ’strategi’ er græsk og betød oprindelig hærledelse – for det handler om, hvordan et slag skal kæmpes.

I en virksomhed sætter strategien en retning for udvikling og fremdrift. Strategien skal fastsætte dine langsigtede mål: Hvad virksomheden ønsker at blive, og de mål, som virksomheden ønsker at nå.

 Strategien bliver dermed et fikspunkt for alle, som skal bidrage til virksomhedens fremtidige udvikling: Ejeren, bestyrelsen, medarbejderne og leverandørerne.

 En kommunikationsstrategi bygger videre på virksomhedens grundlæggende strategi – men nu med fuld fokus på at blive kendt af målgruppen. Den sætter en fælles retning på alle de kommunikationshandlinger, der fremadrettet skal ske.

 Derfor laver man blandt andet analysearbejde i denne fase:

 

 – Hvor vil du hen med din forretning

 – Hvem er målgruppen

 – Hvilke særlige udfordringer har din virksomhed etc.

 

Den kommende kommunikation og markedsføring skal nemlig understøtte din forretning bedst muligt, og derfor skal den bygge på et solidt fundament.

 Den rigtige rækkefølge er, at du laver din kommunikationsstrategi FØR du laver en handlings- / kommunikationsplan, da det er strategien, som definerer, HVAD du skal lave.

 Alt for mange lægger planer uden at have strategien på plads. Det er meget ofte spild af både tid og penge. 

  

Taktik – og kommunikationsplan

 

 Taktik handler om, HVORDAN du og dine medarbejdere / leverandører når målet. Taktikken er nutidsfokuseret.

 Du er taktisk, når du igangsætter konkrete handlinger, som – en efter en – fører til, at du når dine strategiske mål.

 En kommunikationsplan er taktisk og operationel. Den siger noget om, hvordan og hvornår du skal gøre tingene, og er derfor mere kortsigtet end strategien.

Det taktiske består af, at du her konkretiserer og igangsætter de beslutninger, du har truffet i kommunikationsstrategien. Det er selve planlægningen af aktiviteter. Fx med stillingtagen til, hvilke medier og kanaler du skal bruge.

Alle taktiske beslutninger er en konsekvens af de strategiske beslutninger. Hvis du fx har truffet en strategisk beslutning om at arbejde målrettet med nyhedsbreve, er det en taktisk beslutning at finde de rette systemer, opsætte årshjul med faste temaer etc.

Herefter starter de operationelle aktiviteter. Du og dine medarbejdere, eller leverandører, går i gang med at udføre aktiviteterne i praksis. Fx at skrive og opsætte nyhedsbrevet.

 

Inspiration til din kommunikationsplan

 

Herunder finder du en række ideer til, hvordan du kan arbejde med din kommunikationsplan.

Du skal ikke gøre det hele – tværtimod, for så bliver det uoverskueligt.

Men lad dig inspirere til, hvordan du kan opbygge gode systemer, når du har fået din kommunikationsstrategi på plads.

Systematisk opbygning af kommunikationsplan

 

En kommunikationsplan hjælper dig med at knytte kunderne tættere og tættere til dig, fordi du opbygger systemer, så de kan se, at de kan regne med dig. Du laver ikke bare materiale, når du tilfældigvis har tid, men tager stilling til et fast flow, som din målgruppe efterhånden begynder at genkende.

Samtidig er det en god lejlighed til at få dine forskellige kanaler til at hænge bedst muligt sammen. Hvis du fx kører et tema i dine nyhedsbreve, kan det understøttes via opslag på sociale medier.

Lav faste og effektive rutiner. Fx ved at skrive nyhedsbreve for en måned ad gangen på en bestemt dag, så opgaven ikke forstyrrer din hverdag.

Du kan fx lave et skema, hvor du opsætter de aktiviteter, du har planlagt. Skemaet kan hjælpe dig med at have overblik, så du kan følge med i, at dine beslutninger bliver ført ud i livet.

Eksempel:

Aktivitet Kommentarer Deadline Ansvarlig Økonomi Mål
Nyhedsbreve Der skal udgives to nyhedsbreve om ugen Der laves nyhedsbreve til en måned ad gangen. Alle skal ligge klar senest den sidste torsdag i måneden inden udgivelse. XX XX medarbejdertimer +
XX kr. pr. år til fotos og produktion af videoer.

XX antal modtagere inden 30. juni.
XX antal modtagere inden 31. dec.

Åbningsrate på minimum 35% pr. nyhedsbrev.

Hjemmeside Der laves en ny salgsside Skal være klar senest XX Dato XX XX medarbejdertimer + XX kr. til grafiker og webbureau. XX antal besøgende pr. måned, hvoraf minimum XX antal tager kontakt til sælger.

Digitalt værktøj

 

En anden mulighed er at kigge efter digitale løsninger, som hjælper dig med at få overblik.

Der findes rigtig mange gode Saas-produkter.

SaaS er en forkortelse af ’Software as a Service’ og betyder, at du får eller køber adgang til at bruge software hos en leverandør. Ofte kan man få gratis adgang til basale værktøjer, og så tilkøbe abonnement med flere muligheder.

Plandisc (interaktivt årshjul)

Miro (fælles whiteboard)

Asana (planlægning)

Canva (grafisk værktøj)

…er eksempler på SaaS-produkter. Jo flere af denne type systemer, du selv eller dine medarbejdere behersker, jo lettere kan jeres daglige arbejde med kommunikation og markedsføring blive.

Og husk: Hvis du ikke gør det, som du har planlagt – ja, så får du heller ikke de forventede resultater.

 

Du skal digitalisere dig til mere salg


Digitaliseringen
betyder blandt andet, at du kan samle alle vigtige dokumenter og arbejdsredskaber i skyen, og dermed tilgå dem når som helst og hvor som helst. Du kan fx lynhurtigt lave et stykke grafik i Canva eller opsætte en ny kunde i e-conomic.

Automatisering handler om at nedbringe manuelt arbejde og i stedet opsætte effektive processer, som sikrer, at noget sker automatisk. Fx ved at dit nyhedsbrevssystem automatisk igangsætter en mailserie, som sendes ud til nye modtagere.

Der er masser af muligheder for at arbejde digitalt og automatiseret med kommunikation og markedsføring. Du bør gå i gang med processen – jo før, jo bedre. Det vil nemlig kunne understøtte dit arbejde med en løbende opbygning af synlighed og give dig mere tid til at fokusere på din kerneforretning.

Hvis det fx er en strategi at arbejde med nyhedsbreve, er du nødt til at have automatiserede processer, så listen opbygges, imens du løser andre opgaver.

For synlighed er en løbende proces, som skal foregå over hele året.

 

 

Genbrug, genbrug, genbrug…

 

Dit materiale kan genbruges rigtig mange gange. Måske tror du, at du konstant bør udvikle ny kommunikation og markedsføring, men det er ikke nødvendigt. Det, som du og din virksomhed ved en masse om, er nyt stof for andre. Eller også kender de ikke netop din vinkel på det.

Undersøgelser viser, at man skal eksponeres for et budskab mindst syv gange, før man begynder at tage det til sig. Derfor kan du roligt vise dit materiale frem flere gange.

Husk også, at selv om nogen har scrollet forbi dit budskab i fx et LinkedIn-feed, er det slet ikke sikkert, at de lagde mærke til det, fordi der sker så meget andet omkring os hele tiden.

Derfor: Gentag, gentag, gentag!

Måske skal du sige det samme på nye måder, eller vise det i en ny sammenhæng. Og du skal helt klart tilpasse det til de kanaler, du vil sende dit budskab ud i. Men vær altid bevidst om, at det råmateriale, du allerede har lavet, sagtens kan bruges mange gange.

 

Lad nyhedsbreve indgå i dine kanaler

 

Måske skriver du ikke nyhedsbreve, fordi du ikke kan finde på indhold, eller også synes du ikke, at du har tid.

Det er en skam, for når dit budskab lander i en indbakke, kommer du tæt på din målgruppe. Din modtager har aktivt besluttet at åbne mailen fra dig, så derfor får du mere opmærksomhed end ved et opslag på sociale medier. Derfor er det en god idé at lade nyhedsbreve blive en del af din kommunikationsplan.

Sæt din produktion af nyhedsbreve i system

  • Du udnytter din tid effektivt ved at skrive en række nyhedsbreve på én gang. Ved at sætte en halv eller en hel dag af, arbejder du fokuseret og får opgaven overstået på én gang. Vælg fx et tema, og lav derefter 5-6 nyhedsbreve, som udfolder temaet på forskellig måde.
  • Hvis du bruger sociale medier, kan du i samme ombæring lave opslag dertil, som relaterer sig til nyhedsbrevet. Så har du også styr på de sociale medier i den kommende tid.
  • Opsæt nyhedsbrevene til automatisk udsendelse og opsæt de sociale medie-opslag i dit planlægningsværkstøj.
  • Sæt et kryds i kalenderen den dato, hvor du næste gang skal skrive nyhedsbreve – og tænk ikke mere på dem. Udover at notere hvis du får gode ideer til emner, så du har et afsæt at arbejde ud fra næste gang du skal arbejde på dine nyhedsbreve.
  • Lav automatiserede e-mails. Hvis du gør dig umage med en velkomstserie, kan du genbruge den i lang tid til nye modtagere af dit nyhedsbrev. Dermed ’uddanner’ du modtagerne i det, som du kan hjælpe dem med, og du sikrer, at indholdet bruges mange gange, efterhånden som nye personer tilmelder sig dit nyhedsbrev.
  • Også i nyhedsbrevene kan du arbejde med gentagelser – fx på bestemte tidspunkter af året.
    Tænk over, om du kan skrive nogle bestemte ting om dit produkt hver jul/påske/sommerferie etc.
  • Du kan desuden med fordel lave et årshjul med temaer, som knytter sig til den enkelte måned, så du har en 12 måneders plan for indholdet i dit nyhedsbrev.

Husk!

 

Noget af indholdet fra dine nyhedsbreve – fx fra de automatiserede e-mails – kan du kopiere og bruge i små ’stumper’ på sociale medier. Måske egner noget af det sig som citater, du kan opsætte grafisk.

Her kan du fx bruge værktøjet Canva. Få evt. en professionel til at lave nogle Canva-skabeloner, som du selv kan variere ved at udskifte citater og farver.

Der er mange nyhedsbrevssystemer at vælge mellem. Jeg bruger selv det danske system EasyMe, fordi det er meget GDPR-sikkert, og fordi jeg gerne vil støtte en dansk leverandør, som har lavet et rigtig godt produkt.

Husk også!

Husk at lave en anden afsender-adresse til dine nyhedsbreve, end din sædvanlige e-mail. Jeg er blevet kunde hos flere af dem, jeg modtager nyhedsbreve fra – og så opstår der ofte et problem. Jeg indstiller nemlig alle nyhedsbreve til at lande i en særskilt postkasse, så de ikke forstyrrer mig i det daglige arbejde. Når jeg har tid og lyst, kigger jeg i mappen med nyhedsbreve.

Hvis jeg handler hos en leverandør, som bruger den samme afsender til både nyhedsbreve og e-mails, får jeg derfor ikke leverandørens personlige e-mail i min indbakke, og ser sommetider først mailen efter flere dage.

Jeg kan selvfølgelig ændre reglen for denne specifikke leverandør. Men så får jeg både leverandørens personlige mails + nyhedsbrevene i min indbakke, hvilket jeg synes er irriterende; der er en grund til, at jeg har lavet en regel for mine mails.

Selv skriver jeg ’Birgitte fra RETNING’, når jeg udsender nyhedsbreve, og ’Birgitte Iversen’, når jeg sender almindelige mails.

Årsplan

Det er en god idé at lave en årsplan, hvis du har produkter, som skal lanceres på en bestemt tid af året – eller have særlig opmærksomhed. Fx op til påske, travle kursusperioder, julesalget eller hvad der nu passer til din forretning.

Opbygning af en årsplan vil naturligvis afhænge af, hvilke produkter du tilbyder, hvor mange I er om at sælge, hvordan salgsrytmen almindeligvis er etc.

 

 

Du kan med fordel opdele salgsperioden i fire kommunikations-sprint:

Sprint 4
Start bagfra med at placere de tidspunkter, hvor dit produkt skal sælges. Afsæt fx fire dage til intensivt salg, hvor du er i tæt dialog med kunden, står til rådighed for deres spørgsmål etc.

Sprint 3
Placer herefter 7-10 dage, hvor du arbejder med at give kunderne lyst til produktet. Her skal du fx udsende ekstra mange nyhedsbreve, være mere aktiv på sociale medier end du allerede er etc.

Sprint 2
Brug nu 2-4 uger på at øge bevidstheden om, at produktet findes. Gør målgruppen klogere på produktet og mind dem om, hvad de kan bruge det til, hvilken værdi det skaber for dem etc.

Sprint 1
Laaaang periode, hvor du ’uddanner’ målgruppen i de mange fordele ved produktet. Se det som en periode, hvor du opbygger tillid og kendskab til både virksomhed og produkt.

Når du har sat de fire sprint i din kalender ved du, hvornår du skal gå i gang (Sprint 1) og hvornår din kommunikationsindsats kulminerer med en salgsperiode (Sprint 4)

Udover at få overblik, så du ved, hvornår du skal kommunikere og markedsføre, kan det være en fordel, at du ved med dig selv, at der er faste tidspunkter, hvor du skal koncentrere dig om salget – og dermed perioder, hvor du arbejder med andre ting.

Hvis du har et produkt, som er afgrænset af tid – fx et kursus, som kun udbydes på bestemte tidspunkter af året – kan du bruge kommunikationen til at presse kunderne = ”Hvis de ikke handler NU, varer det lang tid, før chancen kommer igen.”

Intense salgsperioder – og ro til levering

Nogle virksomheder har adskilte salgs- og marketingafdelinger. Fordelen er, at de kan køre løs med hver deres område hele året. Ulempen er, at det let kan blive to forskellige verdener. Det gælder om at skabe et tæt samarbejde og løbende udveksle erfaringer, så man kan støtte hinanden i at nå målet.

I mindre virksomheder kan salg og marketing været samlet hos en eller ganske få personer, som samtidig skal levere til kunden. Hvis det er sådan hos dig, kan du med fordel adskille salgs- og leveringsperioder.

Mange selvstændige synes, at det er hårdt at arbejde med salg, så det kan være en lettelse at afgrænse det til bestemte perioder, hvor man så giver den fuld gas. Desuden giver det både mental og praktisk ro, at man har lange perioder, hvor man kan koncentrere sig om kunden.

Husk dog – uanset, om du er i en salgs- eller leveringsperiode – at du hele tiden skal opbygge en pipeline.

Det må du ikke glemme i hverdagens travlhed. Du er nødt til konstant at tiltrække nye potentielle kunder, selv om du er i fuld gang med at sælge eller levere til dine kunder.

Mere inspiration til dig her

Vil du have mere inspiration om kommunikationsplaner og strategi for din virksomhed og dens kommunikation og markedsføring?

Så tilmeld dig mit nyhedsbrev her

Og jeg lover dig, at nyhedsbrevene er kortere end dette blogindlæg 😉

Stærkt, at du nåede hertil. Men som jeg skrev tidligere, er al teksten tænkt som inspiration, så pluk det, du kan bruge.
Og kig forbi en anden dag, hvis du ikke lige kan huske det hele 😉